Vedtægter SMIFF09
§1 Navn
Foreningen SMIFF09 er stiftet den 23. marts 2009 og har hjemsted i Randers Kommune.
§2 Formål
Foreningens formål er, at være forankret i lokalområdet og
at skabe et positivt og fremadrettet idræts-, fritids- og kulturmiljø. Formålet er at være en forening med et levende engagement, et stort fællesskab og et godt kammeratskab i de enkelte afdelinger og på tværs af afdelingerne. Foreningen og dens afdelinger har endvidere som formål at skabe plads til alle de former for idræt, fritids- og kulturelle aktiviteter, som medlemmerne måtte ønske, og være aktiv medspiller til at realisere ideer til nye aktiviteter i lokalsamfundet.
§3 Medlemskab
Enhver som ønsker det, kan optages som medlem i en eller flere af foreningens afdelinger.
Aktive medlemmer er forpligtet til at betale kontingent og medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til foreningens formålsparagraf (§2).
Ledere, trænere, instruktører, forretningsudvalg og afdelingsudvalg betragtes som medlemmer af foreningen.
Afslag på medlemskab af foreningen skal efter anmodning fra den, der ønsker medlemskab forelægges generalforsamlingen, hvor den pågældende kan tale sin egen sag..
Forretningsudvalget kan udnævne æresmedlemmer.
§4 Indmeldelse
Indmeldelse skal ske skriftligt til den økonomiansvarlige i den enkelte afdeling. For medlemmer under 18 år, skal indmeldelsesblanketten underskrives af forældre eller værge.
§5 Udmeldelse
Udmeldelse skal ske skriftlig til den økonomiansvarlige i den enkelte afdeling. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværende med foreningen afvikles.
§6 Kontingenter og budgetter
Forretningsudvalget godkender kontingent for den enkelte aktivitet efter indstilling fra de enkelte afdelinger. Kontingent og de offentlige tilskud tilfalder den enkelte afdeling.
Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastlægges af forretningsudvalget. Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden.
Budget udarbejdes i den enkelte afdeling og sammenfattes af forretningsudvalget og godkendes i koordinationsudvalget.
§7 Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser såsom overholde foreningens vedtægter.
I sager om udelukkelse og eksklusion træffer forretningsudvalget beslutningen.
I sager om udelukkelse og eksklusion har medlemmet desuden krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. Den pågældende har ret til at tale sin egens sag på generalforsamlingen.
§8 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.
Ordinær generalforsamling afholdes i marts måned på et tidspunkt, der fastsættes af FU.
Indkaldelse med angivelse af dagsorden skal finde sted på foreningens hjemmeside og i foreningens lokaler, mindst 14 dage før afholdelse af ordinær generalforsamling.
Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til forretningsudvalget senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.
Medlemmer af foreningen er stemmeberettedige.
Et medlem har stemmeret på generalforsamlingen, når medlemmet er fyldt 15 år og ikke står i kontingentrestance for det afsluttede regnskabsår. Forældre til medlemmer under 15 år har taleret, stemmeret (1 stemme pr. barn dog max. 2 stemmer) og er valgbare.
Villighed til valgbarhed er gyldig ved personligt fremmøde eller skriftlig fuldmagt.
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
Såfremt et medlem ønsker skriftlig afstemning skal dette imødekommes.
Forretningsudvalget kan vælge ekstern revision/revisionsfirma.
Hvis dette vælges udgår §9 punkt 13.
Forretningsudvalget konstituerer sig selv umiddelbart efter generalforsamlingen med formand, næstformand og 3 menige medlemmer.
Økonomiansvarlig kan havde plads i forretningsudvalget eller udpeges uden for forretningsudvalget.
§9 Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter.
Valg af dirigent, referent og stemmetællere
Forretningsudvalgets beretning
Afdelingsformændenes beretning fremlægges skriftligt til orientering
Fremlæggelse af revideret regnskab for det forløbne år til godkendelse
Behandling af indkomne forslag
Budgetorientering
Valg til forretningsudvalget 3 i lige år og 2 i ulige år
Valg af 2 suppleanter til forretningsudvalget. Valget er for et år.
Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. En revisor i lige år, og en revisor i ulige år. (Hvis der er valgt ekstern revision udgår dette punkt af dagsordenen)
Evt.
§10 Generalforsamlingens ledelse
Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges på generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af forretningsudvalget og koordinationsudvalget.
Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret flertal (jf. §18 og §19).
§11 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af forretningsudvalget og skal indkaldes, når 1/5 af foreningens stemmeberettigede aktivitetsmedlemmer skriftligt overfor forretningsudvalget fremsætter ønske herom med angivelse af det emne, som ønskes behandlet.
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest seks uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelse, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
§12 Forretningsudvalg.
Forretningsudvalget er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Forretningsudvalget kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Forretningsudvalget fastsætter selv sin forretningsorden. Forretningsudvalget er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer, herunder formanden eller næstformanden er til stede. Over forretningsudvalgets forhandlinger føres som minimum en beslutningsprotokol.
Forretningsudvalget kan på eget initiativ eller efter opfordring fra andre i eller udenfor foreningen oprette nye afdelinger for at fremme flere idræts- og kulturaktiviteter, som er i overensstemmelse med formålsparagraffen i foreningens område. Der skal efterfølgende orienteres om dette i koordinationsudvalget.
Nedlæggelse af udvalg vedtages af forretningsudvalget.
Forretningsudvalget består som minimum af 3 medlemmer og maksimum 5 medlemmer.
Forretningsudvalget består af en formand, en næstformand, og en økonomiansvarlig.
Derudover kan der vælges tre medlemmer til forretningsudvalget.
Disse vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Suppleanter vælges for 1 år ad gangen.
Forretningsudvalget konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen.
Forretningsudvalget kan supplere sig selv med medlemmer op til i alt maksimum 5 medlemmer. Suppleringen godkendes i koordinationsudvalget.
Valgbare til bestyrelsen er medlemmer der er fyldt 18 år, samt forældre til medlemmer under 18 år.
Hæftelse for foreningens økonomiske forhold kan ikke pålægges det enkelte forretningsudvalgsmedlem eller det samlede forretningsudvalg.
§13 Koordinationsudvalg.
Koordinationsudvalget består af forretningsudvalgets medlemmer og formændene fra de enkelte afdelingsudvalg.
Til koordinationsudvalgsmøder skal de enkelte afdelinger sende en stedfortræder ved formandens forfald.
Forretningsudvalget fremsender det samlede budget til godkendelse i koordinationsudvalget, som er foreslået fra de enkelte afdelingsudvalg.
Der afholdes min. 3 møder om året.
Møderne i koordinationsudvalget ledes af en repræsentant fra forretningsudvalget, og der tages referat af et medlem af koordinationsudvalget.
§14 Afdelingsudvalg.
Til at varetage den daglige drift samt de nødvendige udviklingsopgaver vælges der et afdelingsudvalg til den enkelte aktivitet.
Afdelingsudvalgene består af en formand som vælges på afdelingens årsmøde.
Derudover skal der som minimum i udvalget også være en økonomiansvarlig.
Medlemmerne af udvalget udover formanden vælges på afdelingens årsmøde for 1 eller 2 år efter afdelingens eget ønske. 2 i ulige år og 1 i lige år.
Afdelingens vedtægter skal være i overensstemmelse med foreningens vedtægter.
Kontingentet og offentlige tilskud tilfalder den enkelte afdeling under ansvar for hovedforeningen og kan anvendes til formål, som fremgår af det godkendte budget.
Enhver afdeling har ret til at lave indtægtsgivende arrangementer, og er forpligtet til at stille sig til rådighed, til indtægtsgivende arrangementer til hovedforeningen jfr. §3 afsnit 2.
Den enkelte afdeling kan opspare 50 % af et evt. overskud til næste års regnskab. Afdelingen kan søge FU om udbetaling af opsparet overskud til rekvisitter o.lign. FU vurdere og afgør om foreningens økonomi er til stede inden en evt. godkendelse. Der vil også være mulighed for at søge forretningsudvalget om støtte til eventuelle større arrangementer / rekvisitter o.lign.
Årsmøde i afdelingerne tilstræbes afholdt i første kvartal (januar – februar – marts), dog inden foreningens generalforsamling.
§15 Regnskab
Foreningens regnskab er kalenderåret.
Forretningsudvalget skal inden udgangen af januar afgive regnskabet for det foregående år til revisorerne.
Regnskabet forelægges på den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorernes påtegning og underskrift.
§16 Revision
På den ordinære generalforsamling vælges for 2 år ad gangen 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. 1 revisor i lige år og 1 revisor i ulige år.
Medmindre forretningsudvalget vælger ekstern revision/revisionsfirma.
Revisorerne skal hvert år i februar gennemgå årsregnskabet og påse, at beholdningerne er til stede. Revisorerne skal forsyne årsregnskabet med en påtegning.
Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
§17 Tegning og hæftelse
Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner over kr. 20.000,- kræves dog underskrift af formand og den økonomiansvarlige i foreningen. Ligeledes skal låneoptagelse på mere en kr. 50.000,- godkendes af generalforsamlingen. Ved køb og salg af fast ejendom og løsøre med en værdi over kr. 2.000,- skal dette godkendes af forretningsudvalget.
.
Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen (Forretningsudvalget) nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som på hviler foreningen. Forpligtigelser, der påhviler foreningen hæftes alene med den til enhver tid eksisterende foreningsformue.
Forretningsudvalgets og afdelingsledelsernes medlemmer hæfter personligt for tilskud fra kommunen, hvis et tilbagebetalingskrav er opstået som følge af en retsstridig handling eller undladelse, der kan tilegnes pågældende som forsætlig eller uagtsom.
§18 Vedtægtsændringer
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
§19 Opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan ske på 2 generalforsamlinger afholdt med mindst 4 og højst 8 ugers mellemrum og når mindst ¾ af de afgivne stemmer er for opløsning.
I tilfælde af opløsning skal foreningens midler indsættes på en spærret konto i foreningens pengeinstitut, og foreningens ejendele opbevares på betryggende måde. Foreningens formue samt ejendele kan kun udleveres til en ny bestyrelse, når denne overfor et tre personers stort udvalg, der vælges på sidste generalforsamling i SMIFF, har godtgjort, at der er grundlag for at danne en ny forening med samme formål som SMIFF. Hvis dette ikke er sket inden der er gået 1 år fra beslutningen om opløsning, tilfalder midlerne en anden folkeoplysende forening i Randers kommune.
Således vedtaget på ordinær generalforsamling 29 Maj 2021
Dato: 29. maj 2021